รู้จักกับการจัดการข้อมูล

ข้อมูลหมายถึงอะไร

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ  ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง  และต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ

    ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่เราสนใจศึกษา จำแนกได้ดังนี้

-ข้อมูลเชิงปริมาณ คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ใช้แสดงปริมาณของสิ่งต่างๆ
-ข้อมูลเชิงคุณภาพ คือ ข้อมูลที่ใช้อธิบายลักษณะ สมบัติหรือสถานการณ์ของสิ่งต่างๆ

    ข้อมูล (data) หรือ ข้อมูลดิบ หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ก็ได้. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นปัจจุบัน เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์คะแนนของนักเรียน รายงาน บันทึก ฯลฯ

Information (Data)

refers to facts or stories relating to things such as people, animals, objects, places, etc. It is in that format. Right to Information Interpretation and processing of data which may be derived from observations collected measurement data is either the number or symbol of any major will have a real and continuous sampling of the data as points. the name of the student,gender, age and so on.

ข้อมูลมี 4 ประเภท ได้แก่

1. ข้อมูลตัวเลข จะประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น  เช่น 145 2468  เป็นต้น มักจะนำมาใช้ในการคำนวณ

2. ข้อมูลอักขระ ประกอบด้วย ตัวอักษร ตัวเลขและอักขระพิเศษหรือเครื่องหมายพิเศษต่าง ๆ เช่น บ้านเลขที่ 13/2  เป็นต้น  ถ้ามีตัวเลขประกอบจะมิได้นำมาคำนวณ

3. ข้อมูลภาพ รับรู้จากการมองเห็น เช่น ภาพดารา ภาพสัตว์ต่าง ๆ

4. ข้อมูลเสียง รับรู้จากทางหูหรือการได้ยิน เช่นเสียงพูด เสียงเพลง เป็นต้น

ตัวอย่างข้อมูล

ข้อมูลตัวเลข

ข้อมูลอักขระ

 ข้อมูลภาพ

ข้อมูลเสียง

 การจัดการข้อมูล

 การจัดการข้อมูล หมายถึง งานที่กระทำกับข้อมูลอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บรวบรวม การประมวลผล การทำรายงาน การนำไปใช้ ตลอดจนการจัดเก็บ จะได้สารสนเทศที่ต้องการใช้  และสามารถจัดเก็บเพื่อใช้งานในโอกาสต่อไป ดังนันในการทำงานใด ๆ จำเป็นต้องมีขั้นตอนวิธีและเครื่องมือช่วยในการจัดการข้อมูล การจัดการข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ประกอบด้วยงานหลักต่อไปนี้

1.การจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการประมวลผล

         การจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการประมวลผล ประกอบด้วยงาน 3 งาน คือ

         1.1  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความจำเป็นในการใช้งานจากแหล่งกำเนิดข้อมูล ซึ่งอาจมีหลายแห่ง และอาจมีปริมาณข้อมูลมาก เช่น  ข้อมูลประวัตินักเรียนแต่ละคนในชั้นเรียน ผลการสอบแต่ละวิชาของนักเรียนแต่ละคน ถ้าพิจารณางานประวัติข้อมูลนักเรียน และงานผลการสอบ จะพบว่าข้อมูลที่ต้องการบางส่วนจะเหมือนกัน เช่น ชื่อ-นามสกุลนักเรียน เลขประจำตัวนักเรียน บางส่วนจะแตกต่างกัน เช่น งานผลการสอบไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับชื่อบิดามารดา หรือข้อมูลงานประวัตินักเรียนก็ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลผลการสอบวิชาต่าง ๆ ผู้ออกแบบต้องศึกษาให้ทราบว่างานแต่ละงานต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูละไร เก็บจากแหล่งใด จัดเก็บอย่างใด และเก็บรวบรวมเวลาใด ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูลหลายรูปแบบ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการป้อนขอ้มูล การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การอ่านข้อมูลจากการใช้ดินสอดำฝนในตำแหน่งต่าง ๆ ที่กำหนด

         1.2  การตรวจสอบข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้มา เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องน่าเชื่อถือ ถ้าพบว่าไม่ถูกต้องก็ทำการแก้ไขก่อนนำไปใช้ เช่น ตรวจสอบว่า เก็บข้อมูลนักเรียนในชั้นเรียนครบทุกคนหรือไม่ กรอกผลการสอบของนักเรียนครบทุกคนหรือไม่ หรือข้อมูลปีเกิดที่กรอกในใบประวัตินักเรีนนนนนนนนถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องน่าเชื่อถือหรือไม่ การตรวจสอบเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะถ้ามีการนำข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือป้อนเข้าไปในคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล ก็จะได้สารสนเทศที่ไม่นาเชื่อถือเช่นกัน การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การตรวจทาน การสอบข้อมูลตามคุณสมบัต ซึ่งอาจใช้เจ้าหน้าที่ทำการตรวจ หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ

         1.3  การจัดเตรียมข้อมูล เป็นการเตรียมข้อมูลที่ยังไม่อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ ให้อย่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานได้ เช่น การคัดลอกข้อมูลลงบนแบบฟอร์มให้เป็นระเบียบ ส่วนการจัดเตรียมสำหรับประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จะเป็นการป้อนข้อมูลเข้าคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างแฟ้มข้อมูลบันทึกบนแผ่นบันทึก ในการจัดเตรียมข้อมูลดังกล่าวก็ต้องมีการตรวจสอบข้อมูลว่าถูกต้องตามข้อมูลที่จัดเก็บ หรือถูกต้องตามคุณสมบัติของข้อมูลหรือไม่ และมีจำนวนครบถ้วนหรือไม่

2.  การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

     อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

    2.1  การจัดแบ่งกล่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการเพื่อความสะดวกในการค้นหา

   2. 2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทำให้ค้นหาได้ง่าย

   2.3 การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

   2.4 การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

   2.5  การประมวลผลข้อมูลในลักษณะอื่น เป็นการนำข้อมูลที่มีอย่มาทำการประมวลผลรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งนอกเหนือจากที่กล่าวมา เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ เช่นการเปรียบเทียบข้อมูล การนำข้อมูลภาพหรือเสียงมาปรุงแต่งให้ได้คุณภาพที่ดีเป็นต้น

  2.6  การทำรายงาน เป็นการนำข้อมูลและสารสนเทศที่ประมวลผลได้มานำเสนอในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น การแสดงรายชื่อนักเรียนของชั้น

3.  การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

     3.1 การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และการทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

     3.2   การค้นหาข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำรวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

     3.3  การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

     3.4  การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฐานข้อมูล